CATALOGUS BEHEER

Met de catalogus beheer module kunt u gegevens bijhouden over producten en diensten die door uw organisatie of door anderen aangeboden worden. Naast algemene gegevens over prijzen, afmetingen en leveranciers kunt u foto's en documenten zoals gebruiksaanwijzingen en installatie manuals beheren. U kunt per product categorie een onbeperkt aantal specifieke productkenmerken aanmaken en hier vervolgens op zoeken.

Internet: Product informatie kan vanuit verschillende locaties bekeken en beheerd worden en wijzigingen zijn onmiddelijk zichtbaar. U kunt leveranciers de mogelijkheid geven om hun eigen product informatie bij te houden.

Categorieën: U kunt uw eigen categorieën en sub-categorieën opstellen voor het indelen van de inventaris en catalogus. Items kunnen bij meerdere categorieën ingedeeld worden en u kunt via een mappenstructuur door de catalogus bladeren.

Attributen: U kunt zelf attributen aanmaken voor een categorie. Bijvoorbeeld in de categorie 'computer' kunt u attributen 'geheugen' en 'disk grootte' aanmaken en in de categorie 'auto' het type 'brandstof'.

Documenten: Alle informatie die betrekking heeft op een bepaald object kunnen geupload en online bekeken worden, bijvoorbeeld handleidingen, licentie overeenkomsten, foto's of instructievideo's.

Zoeken: U kunt naar producten en diensten zoeken op basis van productkenmerken die u zelf bepaald heeft. Na het uitkiezen van de product categorie worden de specifiek productkenmerken in het zoekscherm getoond.

Leveranciers: Voor elk product kunt u de leverancier en fabrikant bijhouden. Via de contacten module kunt u het profiel van deze organisaties bijhouden en openstaande orders en facturen bekijken.

Voorraad: Door de koppeling met de voorraadbeheer module kunt u zien waar een product in voorraad is en hoeveel er in bestelling zijn.

Configuraties: U kunt relaties tussen producten opgeven. Bijvoorbeeld bij een computer horen 2 speakers, een muis en een toetsenbord. U kunt aangeven of bepaalde onderdelen verplicht of optioneel zijn.

Alternatieven: U kunt voor elk item een lijst van alternatieven opgeven voor het geval een bepaald onderdeel niet leverbaar is. Dit kan een product zijn met soortgelijke specificaties of hetzelfde product van een andere leverancier.

Reserveonderdelen: Een lijst met reserve onderdelen kan aan een product gekoppeld worden. Dit zijn verwijzingen naar andere producten in de catalogus. Zo kunt u bij onderhoud aan een machine zien welke onderdelen besteld moeten worden.

Prijzen: Voor een product kunnen aankoop prijzen, verkoop prijzen en kortingen bijgehouden worden. U kunt hierbij de prijseenheid, verpakkingseenheid en minimum bestelhoeveelheid ingeven. Voor alle prijzen kan de historie bijgehouden worden.

Eenheden: Voor elk product kunt u aparte eenheden opgeven voor valuta, dimensies, gewicht, prijs en verpakking. De eenheden worden automatisch geconverteerd bij het maken van overzichten en bestellingen.

Codering: Elk item in de catalogus kan op verschillende manieren gecodeerd worden. U kunt uw eigen coderingschema opstellen of gebruik maken van standaard NEN codering voor producten en diensten.

Orders: Producten en diensten in de catalogus kunnen toegevoegd worden aan offertes, werk orders, orders en facturen. U kunt uw eigen catalogus van interne producten en diensten opbouwen.

Import: De gegevens van producten, inclusief specifieke categorieën en attributen, kunnen automatisch via email of FTP geimporteerd of aangepast worden. Zo kunt u de catalogus synchroniseren met de catalogi van leveranciers..

Export: U kunt automatisch een catalogus met foto's en product informatie aanmaken in PDF formaat. U kunt eventueel middels een selectie bepalen of alle items opgenomen moeten worden of een gedeelte.

De module kan aangepast worden voor elke gebruikersgroep door het instellen van toegangsrechten op velden en functies. U kunt uw eigen procedures voor het wijzigen en aanmaken van gegevens definiëren via de workflow module. Specifieke functies voor uw organisatie kunnen op verzoek toegevoegd worden.